公共運動施設の業務効率化を図るには？

公共運動施設の業務には、利用予約や受付、決済、利用者登録など様々なものがあります。ここでは、これらの業務を効率化するために活用できるデジタル化について紹介します。

公共運動施設で断念されてきたデジタル化

公共運動施設の業務の中で避けて通れないものが、予約受付に関する業務です。予約のたびに電話をする、市役所に行って受付をするというのは利用者にとっても大きな手間となるため、デジタル化は何度も検討されてきた課題でした。

なぜデジタル化が断念されてきたのか、それは公共運動施設だからこその「多くの市民に公平に利用してもらう」ための調整業務を含めた独自で複雑な業務プロセスが原因です。デジタル化を図るためには業務をシンプルにすることで解決できるかもしれませんが、行政の場合は市民の公平性を考えることが求められます。そのため、オンラインだけでなく紙などアナログな申請を平行して運用することも大切なのです。

公共運動施設の業務を効率化する方法

予約・決済システムの導入

予約・決済システムを導入することにより、利用者が予約のために市役所や施設を訪れて手続きする手間が削減できました。また、施設側としてもシステムでの予約・決済ができれば対面でやり取りする時間が削減でき、他の業務に集中できます。さらに、聞いた・聞いていない、入力し忘れ、お金を受け取った・受けっていないなどの人為的ミスを防ぐことができるメリットもあります。

施設利用の予約から決済までが行えるシステムを導入すれば、受付から決済まで一括で処理が済むため、ドタキャン対応のため前金制を考えているケースにもおすすめです。また、リマインド機能があれば利用者の予約忘れを防止することもできます。

導入するシステムもクラウド型にすれば、パソコンに詳しくなくても簡単に操作できます。予約管理状況も施設スタッフで共有しやすいのもメリットです。

まとめ

公共運動施設の業務効率化を図るにはデジタル化が重要となります。予約・決済システムのデジタル化は施設担当者・利用者どちらも便利になるのですが、公共施設だからこそ市民の平等を考えた導入を検討することも大切です。

幅広い年齢層の人が利用する事を考え、必要な機能を持つことはもちろん、操作しやすいクラウド型を選ぶことも検討したいですね。